Por David Borja CAPM, PMI-ACP, PMI-RMP, PMI-SP, PMP
24 de junio de 2019
En este artículo quiero compartir con los nuevos practicantes algunas ideas sobre la planificación de un proyecto, combinando la teoría que podemos encontrar en el Project Management Institute® (PMI) y la práctica de lo que he podido vivir en estos primeros once años de carrera profesional en distintos roles. Es así como en este corto documento --de seguro sobre esto se puede escribir más-- quiero centrarme en tres interrogantes que todo profesional ha encarado: ¿Es necesario planificar? ¿Cuál es el enfoque con el que debo planificar? y ¿Cómo planifico?
¿Es necesario planificar? Sobre este punto han surgido muchas propuestas que pueden generar confusiones, principalmente derivadas de metodologías ágiles. La respuesta es un rotundo ¡sí!, la planificación es totalmente necesaria, sobre todo en lo que se refiere al alcance del proyecto y a los riesgos que puede enfrentar durante su ejecución. Por un lado, comprender lo que realmente necesita el usuario o beneficiario del proyecto (gestionar el alcance).
Ya sea con la elaboración de una Estructura de Desglose del Trabajo o el levantamiento de historias de usuario, la planificación permite comprender en qué vamos a trabajar y generar satisfacción al irlo completando. Por otro lado, planear los riesgos permite prepararnos para responder ante posibles eventualidades con impacto negativo o positivo y de esta forma ahorrarnos dinero y tiempo, los elementos más preciados en cualquier proyecto. Establecida la importancia, se dispara la siguiente pregunta: con qué profundidad debo planificar, en lugar de si es necesario o no.
¿Cuál es el enfoque con el que debo planificar?. Para explicarlo voy a usar un importante concepto que comparten tanto el PMBOK® Guide del PMI como las metodologías ágiles: la elaboración progresiva. La planificación no es algo que se pueda realizar de forma perfecta y completa porque los proyectos no se ejecutan sobre escenarios controlados y estáticos, por lo que la planificación se va elaborando conforme obtenemos más información sobre el entorno, las capacidades de nuestro equipo y la oportunidad o problema que se busca resolver con el proyecto. Entonces la idea es planificar lo suficiente, dependiendo de la información que tengas desde un inicio (factores ambientales) y al tipo de proyecto.
¿Cómo lo hago? Hay muchos métodos que podemos revisar en distintas fuentes, sin embargo, lo que me ha sido más útil es: i) identificar a los principales actores que deben formar parte de este trabajo (partes interesadas y miembros de equipo); ii) asegurar que exista un conocimiento mínimo de como se llevará a cabo la planificación e invertir el tiempo necesario en nivelar ese conocimiento; iii) definir un cronograma de trabajo desde el primer día, el cual se seguirá inclusive para elaborar el plan; iv) priorizar los planes subsidiarios empezando por el alcance, riesgos cronograma, presupuesto y comunicaciones, v) al inicio enfócarse en agregar detalles a lo que sucederá en el plazo inmediato (cuatro a ocho semanas) y; vi) verifica el plan de forma iterativa con el cliente e interesados, es decir, no revisar el plan completo al final, sino en varias reuniones o talleres de trabajo.
En conclusión, la planificación es necesaria en todo proyecto sin importar si es de construcción de un edificio, reingeniería de procesos o desarrollo de software. Debemos tomar en cuenta que ningún plan es perfecto por lo que es de elaboración progresiva (unos más que otros) y lo mejor que puedes hacer es planificar a mayor detalle lo que sucederá en el corto plazo y de esa manera asegurar que el trabajo empiece a ejecutarse ordenadamente.
