Estrategias efectivas para identificar riesgos

Por Jaime Aragón D. 
 14 de septiembre de 2021

La gestión de riesgos es un pilar fundamental para asegurar la consecución exitosa de un proyecto y realizarlo no es una tarea fácil. Cada subproceso que lo compone demanda de un conjunto de habilidades y competencias en los equipos de trabajo, además de planificación y asignación de recursos por parte de las organizaciones. 

Dentro de los procesos que componen esta área del conocimiento de la dirección de proyectos, la identificación de riesgos es, sin lugar a duda, una de las más importantes y claves para reducir los impactos negativos que podrían ocurrir sobre las restricciones del proyecto. A continuación, algunos aspectos a considerar durante la identificación de riesgos:

  1. Tómelo con seriedad. Identificar posibles eventos positivos y negativos puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso y un proyecto “problemático”. Prepárese con anticipación y aclare todas las dudas que podría tener respecto a las restricciones del proyecto antes de iniciar la identificación de riesgos. Recuerde que es un insumo fundamental contar con definiciones respecto a la estrategia para gestionar los riesgos.

  2. Involucre a todos los interesados. Frecuentemente he visto equipos de proyectos que identifican riesgos sin involucrar aquellas personas u organizaciones que pueden ser impactadas por la ejecución del proyecto, generándose como consecuencia un análisis limitado. El acta de constitución, el plan de gestión de los interesados y el plan de comunicaciones del proyecto, deben ser cuidadosamente revisados para conocer a quién se debe preguntar sobre los posibles eventos negativos o positivos. Dentro del espectro de los interesados, en muchas ocasiones nos olvidamos de un rol fundamental: el cliente. A menudo las organizaciones tienden a olvidar preguntarles sobre los posibles riesgos. Recuerde es su promotor principal y la razón de que exista su proyecto, motivo por el cual su visión y su expectativa siempre será crucial. Prepárelo para este proceso y genere un plan con la información más relevante del proyecto para que pueda ser analizado con anticipación.

  3. Recuerde los posibles impactos positivos. En materia de riesgos no todo es negativo, también hay oportunidades que hay que saber identificar, gestionar y aprovechar. Frecuentemente cuando identificamos riesgos nos centramos en aquello que podría generar desviaciones o insatisfacción, dejando de lado aquellos eventos que podrían mejorar considerablemente a nuestros proyectos en tiempo, costos y calidad. Aquí un consejo al respecto: empiece su sesión de identificación de riesgos por los posibles impactos positivos. 

  4. ¿Cantidad o calidad? Mientras más eventos identifique, mucho mayor será su campo de análisis. El concepto de la cantidad adecuada de riesgos realmente no existe, por lo que no se limite y no restrinja a su equipo de trabajo a que identifique un determinado número de riesgos. Todo aporte es valioso, cada miembro de su equipo de trabajo tiene una visión y una interacción distinta con el proyecto.  Recuerde que luego de identificar los riesgos se debe ejecutar la tarea de calificar los riesgos para priorizarlos, dejando los demás en su lista de observación. 

  5. Sea creativo. La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos recomienda una serie de herramientas y técnicas para identificar riesgos. Cada proyecto es diferente lo que provoca que algunas técnicas funcionen mejor que otras. Recuerde analizar a sus interesados y definir la mejor herramienta desde el inicio. La lluvia de ideas, entrevistas y la técnica Delphi suelen ser las más utilizadas y además muy efectivas ¿Qué tal utilizar una herramienta del agilismo para nuestro proceso de identificación de riesgos? El planning poker podría aportar una nueva perspectiva a su equipo de trabajo en lo que respecta a la priorización.

  6. Aproveche la sinergia del proceso. Una parte del proceso de identificación de riesgos involucra delinear el posible plan de respuesta que será refinado más adelante en el proceso. En este sentido, es factible que en esta etapa se pueda sacar provecho del tiempo para nombrar un dueño del riesgo, definir una categoría y posible fecha de ocurrencia de los riesgos. Todos estos datos lo ayudarán en procesos subsecuentes. 

  7. Causa – Riesgo – Efecto. Utilice el metalenguaje correcto durante el proceso de identificación de riesgos. Si no identificamos la causa del riesgo, ¿Cómo lo mitigamos? Si no identificamos el efecto ¿Cómo lo priorizamos? Si no definimos claramente el riesgo, ¿Cómo lo gestionamos?.

Identificar riesgos no es una tarea imposible, siendo más bien constructiva, divertida y de un valor agregado excepcional. Aporte a su organización en las buenas prácticas de gestión de riesgos compartiendo su experiencia y liderando con el ejemplo. La cultura de riesgos es algo que se construye día a día; asegurémonos ser los impulsores del cambio dentro de nuestras organizaciones.

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Desarrollo 14 septiembre, 2021
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